Bliv klogere på, hvad du som forsker skal være opmærksom på, hvis din forskning involverer personoplysninger - og ikke kun de følsomme personoplysninger.
Inden opstart af forskningsprojekt
Behandler du personoplysninger?
Er dine data omfattet af persondatareglerne?
Indsamling af alle typer personoplysninger i forbindelse med et forskningsprojekt skal registreres internt på Absalon.
Du skal registrere dit forskningsprojekt med personoplysninger via en formular.
Hvis personoplysningerne omhandler en person, der er død for mere end 10 år siden, er oplysningerne ikke omfattet af reglerne.
Er du i tvivl om, hvorvidt du behandler personoplysninger, kan du kontakte Svend Tveden-Nyborg (DPC-Databeskyttelseskoordinator) på svtn@pha.dk.
Behandler du personoplysninger?
Ifølge Datatilsynet omfatter begrebet "behandling" enhver form for håndtering af personoplysninger. Det er først og fremmest elektronisk behandling af oplysninger, der er omfattet af reglerne. Det kan fx være indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, søgning, brug, videregivelse eller sletning af personoplysninger.
Formål
- Vær bevidst om formålet med indsamling/behandling af personoplysninger.
- Vurder nødvendigheden af mængde og type af personoplysninger. Hvilke personoplysninger er nødvendige ud fra formålet?
- Vær opmærksom på hjemmel. Skal du have samtykke-hjemmel eller har du en anden hjemmel? Ved tvivl, kan du kontakte Svend Tveden-Nyborg (DPC-Databeskyttelseskoordinator) på svtn@pha.dk.
- Vær opmærksom på, om du undervejs i dit projekt skal udveksle indsamlede personoplysninger med kolleger, virksomheder eller organisationer uden for Absalon. I så fald skal der evt. indgås aftaler, herunder databehandleraftaler.
- Forbered tekst til oplysning af informanter/respondenter/registrerede. Du skal oplyse om formål med behandling, retligt grundlag for behandlingen, kontaktinformation og modtagere af personoplysninger. For rådgivning kan du kontakte Svend Tveden-Nyborg (DPC-Databeskyttelseskoordinator) på svtn@pha.dk.
Under forskningsprojektet
- Oplys informanter om indsamlingen af personoplysninger samtidig med indsamlingen - med den forberedte tekst.
- Indhent samtykke, om nødvendigt, enten som hjemmel (ift. databeskyttelsesforordningen) eller efter krav andetsteds fra. Samtykke kan indhentes samtidigt med, at oplysningen gives (se ovenfor).
- Opbevar personoplysninger/data på en sikker måde.
- Sørg for, at kun de for hvem det ifølge formålet med indsamlingen (forskningsprojektet) er nødvendigt med adgang, har adgang til oplysningerne.
- Hvis personoplysningerne skal udveksles med andre, skal det ske på en sikker måde.
- Videregivelse af data skal være i overensstemmelse med formålet og skal som udgangspunkt være oplyst informanterne ved indsamlingen.
- Absalon og/eller Datatilsynet skal give tilladelse til videregivelse af personoplysninger.
- Hvis du ønsker at overføre dataansvaret til en anden organisation (fx en anden professionshøjskole), skal du søge om det, og det skal som udgangspunkt være oplyst de registrerede ved indsamlingen.
- Hvis du får henvendelser fra informanter om de registreredes rettigheder, kan du kontakte Absalons databeskyttelseskoordinator eller Absalons databeskyttelsesrådgiver.
- Vær opmærksom på, at du skal melde sikkerhedsbrud til Absalon.
- Anonymiser eller pseudonymiser personoplysninger undervejs, hvis du ikke længere har brug for identiteten på informanterne. Hvis personoplysninger anonymiseres helt, er de ikke længere omfattet af reglerne.
Efter forskningsprojektet
- Opbevar ikke personoplysninger længere end det er nødvendigt i forhold til de formål, som de er indsamlet til. Forskningsdata skal gemmes i mindst 5 år efter seneste offentliggørelse af resultater på baggrund af data, og denne periode må derfor anses for at være nødvendig for formålet.
- Opbevar personoplysninger sikkert.
- Data skal overføres til Rigsarkivet, hvis der udelukkende resterer et arkivformål.
- Hvis du ønsker at overføre dataansvaret til en anden organisation (fx en anden professionshøjskole), skal du søge om det, og det skal som udgangspunkt være oplyst informanterne ved indsamlingen. Læs mere om videregivelse af personoplysninger.