Ny kultur skaber bedre dokumentation i Vordingborg Kommune

Inden Lise Ballegaard og hendes hold af medarbejdere på plejecenteret Klintholm Havn blev en del af forløbet Nærvær og omsorg i ældreplejen i Vordingborg Kommune, var det ofte svært at finde tid til at arbejde med dokumentation.

”Når hverdagen kører derudad, kan det nogle gange være svært at finde tiden til dokumentationsarbejdet, som vi gerne vil. Derfor savnede vi nogle redskaber, så vi kunne udvikle vores arbejde med dokumentation, så det både blev bedre og lettere at gå til” fortæller Lise Ballegaard, der er assisterende distriktsleder ved distrikt Klintholm Havn.

Sammen med 36 kollegaer fra Vordingborg Kommunes forskellige distrikter i Center for Omsorg og Pleje, deltog hun derfor i projektet Nærvær og omsorg i ældreplejen.

Inden projektet gik i gang i april 2021, havde Vordingborg Kommune klarlagt, hvilke udfordringer, de især gerne ville arbejde med.

”Vi havde udfordringer med at få dokumenteret korrekt og nok inde i vores systemer, og vi havde brug for nogle indspark til, hvordan vi kunne arbejde med forbedringsarbejde, og hvordan vi kunne gribe det an ude i vores teams, så det bliver forankret i medarbejdergruppen,” forklarer Charlotte Nielsen, der er afdelingsleder for Udvikling og Uddannelse, Pleje og Omsorg i Vordingborg Kommune.

Tværfaglig læring

Et af Vordingborg Kommunes fokusområder er et systematisk og vedvarende arbejde med at øge kvaliteten og nærværet i plejen af borgere i eget hjem og plejebolig, og formålet med projektet var især at fremme dokumentationspraksis og forbedringskultur i hjemmeplejen. Fokus var desuden på, at det skulle ske på tværs af organisatoriske lag og fagprofessioner.

Vordingborg Kommune valgte at tage kontakt til Professionshøjskolen Absalon, og i samarbejde lavede de en plan for projektet.

”Vi planlagde forløbet som et kompetenceudviklingsforløb, der var designet til at fremme dokumentationspraksis og forbedringskultur i kvalitetsarbejdet,” siger Charlotte Nielsen, afdelingsleder for Udvikling og Uddannelse.

”Det foregik tværfagligt med diplommoduler fra både Den sundhedsfaglige diplomuddannelse og Diplomuddannelsen i Ledelse, og så var der læringscaféer, hvor medarbejderne ude i kommunen, der ikke selv deltog i undervisningen, også blev en del af forløbet.”

En af deltagerne på udviklingsforløbet var Bettina Gammelby, koordinerende sygeplejerske i distrikt Solvang.

”Det fungerede rigtig godt, at vi var en blandet gruppe af ledere og udførende, og at vi blev blandet fagligt på tværs. Det har givet rigtig meget at kigge på hinandens roller og opgaver i hverdagen,” fortæller hun:

”Det har samtidig været meget givende, at vi har fået tid til at gøre det og se på vores praksis, for nogle gange kan tingene gå rigtig stærkt i hverdagen. Det har skabt aha-oplevelser, men også noget at kunne spejle sig i og noget at blive inspireret af. Det har været med til at skabe en fælles værktøjskasse for måden, vi går til opgaverne på.”

Deler viden på cafeer

På selve forløbet deltog 36 medarbejdere fra kommunen, og for at sætte deres viden i spil, blev der også arbejdet med de såkaldte læringscafeer, der foregik lokalt i de enkelte distrikter. Her blev koblingen af teori og praksis virkelig sat i spil.

”Vi har kun været forholdsvis få af sted på kurset, og for at få spredt vores viden ud, så lavede vi de her læringscafeer, hvor vi tog udgangspunkt i konkrete udfordringer, som medarbejderne gerne ville have redskaber til at arbejde med i forhold til dokumentation,” fortæller Charlotte Nielsen, afdelingsleder for Udvikling og Uddannelse.

På læringscafeerne lærte projektdeltagerne blandt andet at facilitere og sætte kvalitetsforbedringer og dokumentation på dagsorden på nye måder, ligesom de arbejdede med innovation, implementering og adfærdspsykologi.

Lise Ballegaard, assisterende distriktsleder ved distrikt Klintholm Havn, uddyber:

”På læringscafeerne har vi blandt andet spurgt ind til medarbejderne, og hvordan de tænker, at det ville være bedre for dem at arbejde med dokumentation. På den måde deler vi tanker om, hvad dokumentation egentlig er, hvorfor den er vigtig, og hvordan den er relevant i forhold til vores arbejde i hverdagen.”

En kulturforandring

Forløbets kurser blev afsluttet i november 2021, men ifølge projektleder Rie Lykke Danielsen, er arbejdet med at fremme dokumentationspraksis og forbedringskultur i hjemmeplejen først lige gået i gang.

”Grundlæggende handler det om en kulturforandring, og det er en proces, der kommer til at stå på i mange år,” siger hun og fortsætter:

”Under forløbet har Absalon været gode til at stille spørgsmål, der måske gjorde lidt ondt og fik os til at tænke over måden, vi har gjort tingene på. På den måde har Absalon været med til at facilitere en dialog omkring, hvordan vi kan arbejde med det her: hvad er vores kultur, hvad er vores barrierer, hvad vil det sige at være en organisation, der er mere innovationsparat?,” forklarer projektleder Rie Lykke Danielsen.

Selvom projektet stadig er i gang med at blive gjort til en del af hverdagen, kan  Lise Ballegaard og medarbejderne fra plejecenteret Klintholm Havn tydeligt mærke, at der er sket en forandring til det positive.

”Nu hvor det er blevet hverdag, kan jeg godt mærke, at jeg kan bruge forløbet. Vi mødes en gang eller to om måneden, hvor der er blevet sat timer af til det, hvor vi samler op og hører, hvad vi hver især gør nu, hvor hverdagen ruller,” siger hun og fortsætter:

”Vores nye tilgang har blandt andet betydet, at vi nu har vi fået et computerrum, hvor man kan trække sig tilbage og sidde og skrive i ro og fred. Vi har også indført ekstra tid til dokumentation midt på dagen, og det er virkelig noget, vi kan mærke positivt.”