Det er et ledelsesansvar for den enkelte budgetansvarlige, at alle indkøb foretages i henhold til gældende regler. Det være sig Udbudsloven, der fastsætter procedurerne for offentlige indkøb, og interne politikker og retningslinjer, herunder Finansministeriets regelsæt for indkøb og udbud.
Medarbejdere der foretager indkøb, er selv ansvarlige for at opsøge viden om gældende indkøbspolitik, og gøre sig bekendt med anvendelsen af Professionshøjskolen Absalons indkøbsaftaler. En afledt effekt af overholdelse af retningslinjerne, er:
- Fordelagtige priser
- Defineret kvalitet og service og
- Overholdelse af miljømæssige og sociale forhold.
Aftaleindgåelse og anvendelse
Indkøbsfunktionen, Facility Service, indgår indkøbsaftaler gældende for Professionshøjskolen Absalon. Disse indkøbsaftaler gælder, som udgangspunkt for alle organisatoriske enheder og afdelinger.
Derfor skal indkøb i Professionshøjskolen Absalon som udgangspunkt foregå på indkøbsaftaler, der er koordineret og gældende for hele organisationen. Indkøbsaftalerne skal understøtte og sikre, at alle indkøb foregår under samme betingelser.
I forbindelse med en konkret anskaffelse skal den enkelte afdeling/ansatte sikre, at anskaffelsen foretages i overensstemmelse med underliggende punkter:
- Aftaler indgået under EU-tærskelværdi og over dansk tærskelværdi og efter udbud. Enten i regi af Professionshøjskolen Absalon selv eller professionshøjskolerne i fælleskab.
- Aftaler indgået af Statens Indkøb, hvor Professionshøjskolen Absalon har tilsluttet sig aftalen.
- Udbud i SKI regi, hvor Professionshøjskolen Absalon centralt tilslutter sig, eller stiller konkrete aftaler til rådighed.
- Lokalt indgåede aftaler.
- Køb uden aftaler. (se ”retningslinjer for effektive og sparsommelige indkøb”)
Retningslinjer for effektive og sparsommelige indkøb
Der skal minimum indhentes to tilbud, hvis varen eller ydelsen ikke kan købes via en eksisterende indkøbsaftale, og beløbet overstiger kr. 50.000 ex. moms. Vurderes det muligt, at opnå en besparelse ved indkøb under kr. 50.000 ex. moms skal der ligeledes indhentes minimum to tilbud.
Tærskelværdien for indhentning af to tilbud er dog for Digital fastsat til kr. 100.000 ex. moms og tærskelværdien for miniudbud ifm. håndværkerydelser er fastsat til kr. 20.000 ex. moms.
Lokalt indgåede aftaler og køb uden aftaler
Foretages køb uden aftaler, bør det sikres, at det planlagte indkøb ikke strider med gældende lovgivning. Det vil være en konkret vurdering af behovet, der afgør om det er udbudspligtigt. Du finder information om tærskelværdier på Udbudsportalen. Kontakt evt. Facility Service for rådgivning.
Dispensation
Hvor der er særlige grunde til at undlade at gøre brug af Professionshøjskolen Absalons indkøbsaftaler, skal dispensation fra Facility Service foreligge, før indkøb kan foretages.
Effektiviseringsstrategi
Professionshøjskolen Absalon bruger KMD Indkøbsanalyse til at vurdere mulighederne for at effektivere Absalons indkøb. Mindst en gang årligt drøftes resultanterne på ledelsesniveau.